Pedidos y cotizaciones

Resumen

/cotizar es donde un carrito se convierte en documento (hasta el 9-oct-2026 vivía en /pedidos, que ahora es la lista de pedidos de Softland; los enlaces viejos redirigen solos). Tiene dos salidas: cotización u orden de compra. A la izquierda se arma y a la derecha se ve la hoja como va a salir, actualizándose mientras escribes.

Lo pueden usar todos los que tienen el permiso Cotizar (el equipo lo trae por su rol). Ven los precios de lista de Softland: el que cotiza tiene que saber a cuánto está lo que ofrece.

Cotizar paso a paso

1. Cliente. Arriba se busca por razón social, código, RNC o sector. Si eliges un sector, la lista se llena con los clientes de ese ramo y el campo pasa a filtrar dentro de él.
2. Preparado por. Por defecto eres tú. Si la cotización es de otra persona, cámbiala aquí (ver más abajo).
3. Las líneas. Escribe en «Agregar producto o servicio». Salen primero los combos que casan con lo que escribiste y debajo los productos sueltos.
4. Revisa cantidades y precios. El precio se puede cambiar en la misma línea.
5. Generar cotización. Sale el número y el enlace al PDF.

Si elegiste un sector pero no un cliente concreto, el sitio no te deja cotizar: lo que quedó escrito en el campo es un filtro, no un nombre, y la hoja saldría a nombre de «lab».

Los combos: lo que ya se cotiza en Softland

Casi todas las cotizaciones repiten las mismas combinaciones: agua con pH, sólidos, coliformes y dureza; superficie con recuento y coliformes; Colilert con sus frascos. El sitio conoce todas las que se cotizaron dos veces o más en el último año en Softland (hoy son 258) y las ofrece al escribir.

• Escribe dos palabras de lo que buscas: agua ph, superficie, colilert. Un combo casa si todas las palabras están en alguno de sus artículos.
• Un clic agrega todo el combo, con el precio de lista de cada artículo.
• A la derecha dice cuántos artículos lleva y cuántas veces se cotizó así (5 · 21×).
• Con la caja vacía salen los seis combos y los doce artículos más cotizados de los últimos tres meses.
• Los servicios que no tienen precio de lista (envío de muestras, análisis externos, gastos operacionales) entran con el último precio al que se cotizaron. Revísalo: es lo que se cobró la última vez, no una tarifa.

Si un combo sale dos veces casi igual, es porque en Softland hay dos artículos con el mismo nombre (por ejemplo «ANALISIS DUREZA» es AT-0004 y también ABT-0556). Mira el código al pasar el ratón.

Cómo se lee cada línea

Cada línea dice qué es sin tener que leer el nombre completo:

A un análisis no se le pone foto: lo que se vende es el resultado. La familia sale de las mismas reglas que usa la hoja de la factura, así que la línea dice lo mismo en el carrito, en la vista previa y en el papel. Si un producto o un servicio se ve con la etiqueta equivocada, avisa: se corrige en un solo sitio.

Preparar una cotización para otra persona

Cuando armas la cotización de un compañero (por ejemplo, una asistente de negocios preparando la de la ejecutiva que atiende al cliente), cambia Preparado por antes de generarla:

• Sólo salen las personas que pueden cotizar.
• La franja se pone ámbar y dice a nombre de quién sale. Volver a mí lo deshace.
• La hoja sale firmada por esa persona: en «Vendedor» y en «Preparado por».
• En el sistema queda que la armaste tú: la firma es lo que ve el cliente; el registro es de quién lo hizo.

Cantidades, precios y moneda

Cada línea tiene su contador. En los productos por paquete salen los dos contadores, paquetes y placas, sincronizados.

El precio de cada línea es el de la lista de Softland y se puede cambiar en la misma línea, al crear o al editar.

RD$ / US$ pasa toda la cotización a dólares con la tasa del año que registró Softland. Volver a pesos deja los precios exactamente como estaban: 650.00 vuelve a ser 650.00, no 649.98.

Ajustar el precio de una cotización

Una cotización emitida se puede reabrir para bajar el precio. Al guardarla hay que decir por qué: el motivo se elige de una lista y queda escrito, con quién lo hizo y cuánto cambió el total.

Hasta el 5% es el margen de todos los días, y frenarlo sólo lograría que se pidiera por WhatsApp y se aplicara igual. Por encima, la propuesta queda en espera y un administrador la aprueba tal cual o la rechaza.

Pedir un descuento de más del 5% (quien cotiza)

Lo puede pedir cualquiera que cotiza, también los vendedores.

1. En /cotizaciones, abre la cotización y toca % Ajustar precio.
2. Pon el descuento, elige el motivo y, si quieres, una nota (lo que se acordó y con quién).
3. Al pasar del 5% sale el aviso ámbar y el botón cambia a Enviar a aprobación. El precio no cambia todavía.

Mientras espera, la cotización dice «Esperando a un admin». Cuando lo aprueben o lo rechacen te llega un aviso en la campana.

Aprobar o rechazar (administradores)

Al Gerente General del país de la cotización le llega un aviso en la campana: Descuento por aprobar · C000…. En Honduras es Edwin. Si el país no tiene Gerente General, el aviso va a los admins de ese país.

1. Toca el aviso: abre la cotización en /cotizaciones.
2. La franja ámbar dice cuánto se pidió, el total de antes, el motivo, la nota y quién lo pidió.
3. Aprobar descuento aplica exactamente lo que se pidió. Rechazar lo descarta y el precio se queda como estaba.

Las dos firmas quedan en el Historial de precio: quién negoció el descuento y quién lo autorizó.

Si al enviar sale «Admin or team access required», la página es vieja: recárgala. Desde el 13-oct-2026 los vendedores pueden pedir descuentos.

El historial

/cotizaciones lista los documentos con su estado y su total. De cada uno se puede bajar el PDF, abrirlo para editar o ver su historial de cambios de precio.

La página abre en el mes en curso, y con ella los conteos del encabezado. Para ver más, la fila Período tiene los atajos (mes pasado, últimos 3 meses, este año, todo) y la fila Fechas las dos fechas.

Si buscas una cotización y no aparece, es casi siempre el período. La pantalla vacía lleva el enlace «Buscar en todo el historial». Entrar con ?q= o desde la ficha de un cliente ya abre en todo el historial.

Las cotizaciones de Softland llegan solas: la copia se rehace cada seis horas. Una cotización hecha en el ERP hace una hora puede no estar todavía.